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最近仕事をする上で意識していることが２つあります。それは「重ねること」「属人化させないこと」です。
皆様は普段仕事をしているときにこだわっていること、意識することはありますか？
意識していること 重ねること
財力、権力、知力など、世の中のあらゆることは残念ながら平等ではありません。
しかし、1日24時間という時間だけは誰にでも平等に与えられています。お金を払えば時間を増やすことができるわけでもなく、不要なら売ることもできません。
年齢を重ねるごとに、時間があっという間に過ぎ去っていく感覚が強くなってきます。
1日8時間の睡眠をとると、起きている時間は16時間です。そこから、トイレや食事、入浴など必要な時間を差し引くと、自由に使える時間はおおよそ14時間です。
では、この14時間をどのように使うか？ 独身であれば、この時間をすべて自分のために使えますが、家族との時間も大切で、それをゼロにすることはできません。そのため、家族の時間を差し引くと、平日であれば朝8時から息子を迎えに行く17時まで、そして寝る前の2時間ほどの合計11時間ほどが本当に自由に使える時間となります。
その限られた時間の中で、最近意識しているのは「同時に複数のことをこなす」ということです。たとえば、ランニングをしながらオーディオブックを聴いたり、バイクマシンに乗りながら新聞を読んだり、ラジオを聴きながらブログを書いたりと、常に「何かと何かを組み合わせられないか？」を意識しています。ただし、効率が落ちて生産性が下がってしまうことがないように、慎重さも必要です。
また、予定と予定の合間や、思いがけずスケジュールに空きができたときの隙間時間も大切です。その隙間時間を休息に使うのであれば、しっかり休むことが重要です。休まないのであれば、ミーティングメモの見直し、資格試験の問題を解く、英単語を1つでも覚えるなど、「たかが10分」を有意義に使うことが大きな財産となります。
意識していること なるべく属人化させない
次に意識しているのは、「属人化を避けること」です。仕事やプライベートで何かをやるときに、「あの人じゃないとできない」「〇〇さんしか知らない」といった状態は、できるだけ生み出したくないと思っています。
だからこそ、誰がやっても同じようにできるように、すべてを仕組み化していくことを心がけています。万が一、誰かがいなくなっても、次に引き継ぐ人がスムーズに進められる仕組みは大事だと思っています。
ただセキュリティやプライバシー保護の課題もあるので、属人化を完全に防ぐのは難しいこともあります。
独立系FPの多くは、個人で活動している人が多いため、どうしても属人化してしまいがちです。弊社ウィンカムも、私が3年前に入社するまでは社長である母が全ての業務を一人でこなしていました。完全に属人化している状態です。
今、少しずつ引き継ぎながら仕組み化できるものは進めていますが、まだ全部が完了しているわけではありません。これから顧客管理や会計処理などしっかりと仕組み化していきたいと考えています。
そして、個人的な野望ですが、将来的にはウィンカムで社員を雇い、より会社を発展させたいと思っています。そのとき、この「属人化を避ける」という考え方、仕組み化をいまのうちから進めていくことが将来役立つと思っています。
まとめ
ご覧いただきありがとうございました。今回のテーマは、普段意識していることについて書いてみました。
属人化はあらゆる組織、あらゆるシーンで蔓延していると思います。全てを仕組み化することは難しいかもしれませんが、なるべく「属人化➡仕組み化」することは、組織にとっては重要な考え方だと思います。
ウィンカムでは、クライアントとのミーティングは個々に合わせて柔軟に対応をすることは大前提ですが、ミーティングの構成は属人化させず、システマティックに構成しています。だれがどんな状況であろうとも、ファイナンシャルゴールを達成できるようにお手伝いさせていただきます。
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